东莞市业主大会和业主委员会成立若干规定

东莞日报 2021-02-08 10:45

关于印发《东莞市业主大会和业主委员会

成立若干规定》的通知

各园区管委会（镇人民政府、街道办事处），各有关单位：

《东莞市业主大会和业主委员会成立若干规定》业经市人民政府同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。

东莞市住房和城乡建设局

2021年1月13日

为规范东莞市业主大会和业主委员会成立程序，保障业主权益，根据《民法典》《物业管理条例》《广东省物业管理条例》《住房和城乡建设部等部门关于加强和改进住宅物业管理工作的通知》《业主大会和业主委员会指导规则》和《东莞市物业管理办法》等法律法规政策的相关规定，结合东莞市实际，制定本规定。

一、工作职责

园区管理委员会、镇人民政府、街道办事处（以下简称“园区（镇街）政府”）依法对辖区内业主大会、业主委员会的成立、运作及活动进行指导、协助和监督。园区（镇街）政府应当指定政府有关部门会同居民委员会、村民委员会（以下简称“村（居）委会”）对设立业主大会和选举业主委员会给予指导、协助和监督；指导物业小区成立业主大会筹备组、业主委员会换届改选小组，加强对业主委员会的人选推荐和审核把关。

二、业主大会和业主委员会成立程序

已交付使用的物业建筑面积达到物业管理区域建筑面积50%的，建设单位应当书面报告物业所在地园区（镇街）政府，并在物业管理区域显著位置公告。

（一）申请成立业主大会

20%以上业主可以联名向园区（镇街）政府提出成立业主大会的书面要求；或者已交付使用的物业建筑面积达到物业管理区域建筑面积50%以上的，业主可以向园区（镇街）政府提出成立业主大会的书面要求。接到申请后，园区（镇街）政府应在5个工作日内审查，符合《广东省物业管理条例》第十三条第一款、第二款情形之一的，应在收到申请之日起30日内指导、协助业主推荐产生业主大会筹备组；不符合的，书面回复申请人。

（二）产生筹备组成员

筹备组由业主代表、建设单位以及园区（镇街）政府代表和村（居）委会代表组成，其成员为7人至15人的单数。筹备组成员应当符合《东莞市物业管理办法》第十五条规定。业主代表采用业主自荐或业主推荐的方式产生，人数不少于筹备组总人数的60%，具体推荐办法以物业所在地园区（镇街）政府的公告为准。园区（镇街）政府应当书面通知建设单位授权委托一名代表参加首次业主大会筹备组工作，建设单位收到通知后5日内应及时回复园区（镇街）政府，建设单位已不存在或者在收到通知后5日内未及时书面回复园区（镇街）政府的，可视其为放弃筹备组成员资格。建设单位若不参加筹备组，不影响筹备组的成立，但不免除其《广东省物业管理条例》第十四条规定的义务。

村（居）委会应当在规定时间内接受业主报名参加筹备组，并会同房管机构等政府部门对自荐人及被推荐人进行身份核实。若符合条件的报名人数超过业主代表规定名额的，由报名人协商产生，协商不成的，由园区（镇街）政府协调选出。协商协调工作应以保证业主大会的顺利进行、程序规范以及公平公正为目标，所采用的人选产生规则应简单明了、便于操作，提倡采用以下规则：承诺不参选业委会委员的业主优先入选；业主中具备较强组织能力的党员、人大代表、政协委员、机关事业单位在编人员、村（居）委会委员干部优先入选。

（三）公示筹备组成员名单

物业所在地园区（镇街）政府应当自行或委托村（居）委会将拟定的业主大会筹备组成员名单及基本情况以书面形式在物业管理区域显著位置公告，首次公告时间不少于十五日。业主对筹备组成员有异议的，应当在公告期间内向物业所在地园区（镇街）政府提出，由园区（镇街）政府协调解决；公告期满后，不再受理异议。公告期间业主提出异议且异议成立的，应修正业主大会筹备组成员名单再次进行公告，再次公告时间不少于五日。公告期间无异议或者异议不成立的，公告期满后，公示名单视同经全体业主通过，园区（镇街）政府应当发布筹备组成立的公告并按照公告名单组成本次业主大会筹备组。

筹备组发布的通知或者公告，应当加盖物业所在地园区（镇街）政府公章或由物业所在地村（居）委会代章，筹备组成员个人或小区其他业主不得擅自以筹备组名义发布相关通知或者公告。

（四）组织召开首次业主大会会议

业主大会筹备组应当自成立之日起6个月内，组织召开首次业主大会会议。筹备组应当履行下列职责：

1.确定首次业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容；

2.参考市住房和城乡建设局提供的范本拟定管理规约草案和业主大会议事规则草案；

3.确定业主的身份和业主在首次业主大会会议上的投票权数；

4.确定业主委员会委员候选人产生办法及名单；

5.在业主中推选选票发放人、计票人和监票人；

6.依法确定首次业主大会会议表决规则；

7.制定业主委员会选举办法；

8.召开首次业主大会会议的其他准备工作。

经确认的前款内容应当在首次业主大会会议召开15日前以书面形式在物业管理区域内公告。业主对公告内容有异议的，筹备组应当记录并作出答复。

（五）产生业主委员会候选人

业主委员会委员人数的确定及候选人的产生应当符合以下规定：

1.业主委员会委员为5至15人的单数，具体人数根据该物业管理区域的实际情况由筹备组确定；

2.业主委员会委员是否实行差额选举以及实行差额选举的差额比例由业主大会议事规则约定。业主委员会实行差额选举的，未当选业主委员会委员且得票数达到法定票数的候选人，可以按得票顺序当选为业主委员会候补委员。候补委员人数由业主大会议事规则约定。候补委员可以列席业主委员会会议，不具有表决权。

3.业主委员会委员候选人通过业主联名推荐、业主自荐等方式产生；鼓励和支持具备业主资格的党员通过法定程序成为业主委员会委员，发挥模范带头作用，依法履行职责。

4.筹备组应当核查业主委员会参选人的资格，确定业主委员会委员候选人名单。筹备组应当将拟定的业主委员会委员候选人名单及基本情况以书面形式在物业管理区域显著位置公告，公告时间为7日。业主对业主委员会委员候选人有异议的，应当在公告期间内向业主大会筹备组提出，由业主大会筹备组重新核查相关候选人是否符合参选业主委员会委员的资格；公告期满后，业主大会筹备组不再受理异议。公告期间无异议或者异议不成立的，公告期满后，公示名单的业主委员会委员候选人视同经全体业主同意，后续选举过程不再因业主委员会委员候选人资格问题影响选举结果。

（六）召开首届业主大会会议

召开首届业主大会会议，应当于会议召开前15日将会议时间、地点、议题和议程在物业管理区域的显著位置公告，并书面通知全体业主；业主大会会议应当由专有部分面积占比三分之二以上的业主且人数占比三分之二以上的业主参与，并按以下规定投票表决管理规约草案、业主大会议事规则草案并选举产生业主委员会：

1.业主大会会议表决采用记名投票的方式。选票、表决票和书面委托书应当妥善保管，以备查询。凡需投票表决的，表决意见应由业主本人签名。

2.业主大会会议可采用集体讨论或者书面征求意见的形式。采用书面征求意见形式的，应将书面征求意见的结果在物业管理区域内公示30日以上，业主有权查阅相关资料。异议应当在公示期内提出，公示结束之后，不再受理异议。

3.业主大会会议采用集体讨论形式的，按照以下程序进行：

（1）筹备组会同村（居）委会核实到会业主身份，发放选票；

（2）按照会议议程进行选举或者表决；

（3）回收选票；

（4）现场公开计票；

（5）现场公布业主大会会议结果；

（6）公告业主大会会议结果。

4.业主大会会议采用书面征求意见形式的，应当按照下列程序进行：

（1）发放选票

园区（镇街）政府对选票发放进行指导、监督，村（居）委会协助选票发放组发放选票，选票发放组每组至少包含1名筹备组成员(委员候选人不得参加发放选票)。选票发放组应将选票送达每户业主；业主也可携带身份证明在规定的时间内到选票发放组的固定设点领取选票。投票表决期间业主不在物业管理区域内居住的，应当通过快递或其他有效方式将选票送达，无法送达的，应当在物业管理区域内公告。

（2）组织投票

投票采用“固定投票”、“流动投票”等方式进行，具体投票方式由筹备组自行决定。

业主收到选票后可以立即投票，并应将填好的选票投入流动投票箱内。每次投票结束后，应当立即封箱交由村（居）委会集中保管。

物业管理区域内设置固定投票箱，业主在规定的时间内将选票填好投入投票箱。

邮寄的选票应当放入投票箱，在开票时当场拆封。

（3）组织计票

投票结束后，由推选出来的监票人、计票人（委员候选人均不得担任）组成监票组、计票组，进行公开验票、计票。计票结束后，计票及监票人应当立即对计票结果签名确认，筹备组应派人监督计票过程，必要时可邀请公证机构现场公证。

（4）公告业主大会会议结果

获得参与表决专有部分面积过半数的业主且参与表决人数过半数的业主同意的法定票数，按得票数从多到少依次选取为业主委员会委员（业主委员会候补委员）。业主大会筹备组应当自业主大会作出决定之日以书面形式将业主大会会议结果在物业管理区域内公告，公示内容应当包括房号和专有部分面积，业主对表决事项赞同、反对、弃权的意见，全体业主对表决事项赞同、反对、弃权意见的汇总结果等，公告时间不得少于30日。公示期间业主对表决结果有异议的，可以查验本人表决意见，业主大会筹备组应当及时提供业主本人表决意见以供查验。有证据证明存在恶意伪造或篡改选票、表决票、书面委托书等情形，导致业主真实意见与公示的表决结果不一致的，应当重新统计表决结果并公布。业主查验本人意见，应当提供本人有效身份证明。业主对表决结果有异议应当在公告期内向业主大会筹备组提出，公告期满后，业主大会筹备组不再受理异议。公告期间无异议或者异议不成立的，公告期满后，不再因本次选举票数问题影响业主委员会委员当选资格。

5.选举产生业主委员会委员后，业主委员会应当自选举之日起7日内召开首次业主委员会会议，推选产生业主委员会主任1名，副主任1－2名。业主委员会委员不能委托代理人参加会议。

（七）业主委员会备案

业主委员会应当在选举产生之日起30日内持下列材料到属地园区（镇街）政府备案：

1.业主委员会备案申请表；

2.管理规约、业主大会议事规则；

3.业主大会的会议记录和会议决定；

4.业主委员会委员（候补委员）名单及基本情况（含一寸彩照及个人简历表）；

5.业主大会筹备期间相关公示和大会现场的照片若干。

符合规定的，属地园区（镇街）政府在5个工作日内出具《业主委员会备案回执》；不符合规定的，告知理由，提出处理意见。

（八）刻制业主大会和业主委员会印章

业主委员会备案后，持《业主委员会备案回执》按照国家有关规定到公安机关批准的单位刻制业主大会、业主委员会印章，并向公安机关进行公章备案。

业主委员会应当建立印章管理制度，并指定专人保管印章。使用业主大会印章，应当根据业主大会议事规则的规定或者业主大会会议的决定；使用业主委员会印章，应当根据业主委员会会议的决定。业主委员会会议应有半数以上委员出席，作出的决定应当经全体委员半数以上同意并签字确认。

(九）档案管理制度

在小区选举产生业主委员会后，业主大会筹备组应当将会议的有关资料移交小区业主委员会。业主委员会应当制定档案管理制度，制作和保管业主大会、业主委员会会议资料和业主大会财务等有关文件，并建立相关档案，同时指定专人保管档案。属地园区（镇街）政府、房管机构等部门因工作需要查询业主大会与业主委员会档案资料的，业主委员会应当提供。

三、业主委员会委员资格自行终止的情形

业主委员会委员有下列情形之一的，其委员资格自行终止，并由业主委员会在物业管理区域内显著位置予以公告，业主委员会不公告的，由村（居）委会进行公告：

（一）因物业转让、灭失等原因不再是业主的；

（二）因疾病等原因丧失履行职责能力的；

（三）任职期间被依法追究刑事责任或限制人身自由的；

（四）本人向业主大会或者业主委员会提出书面辞职的；

（五）法律、法规以及管理规约、议事规则规定的其他情形。

四、终止业主委员会委员资格的程序

业主委员会委员有下列情况之一的，由业主委员会三分之一以上委员或者持有20%以上投票权数的业主提议，业主大会或者业主委员会根据业主大会的授权，可以决定是否终止其委员资格：

（一）挪用、侵占业主共有财产（特别是物业专项维修资金或业主委员会办公经费）的；

（二）索取、非法收受建设单位、物业服务企业或者有利害关系业主提供的利益或者报酬的；

（三）利用职务之便要求物业服务企业减免物业服务费的；

（四）违反物业服务合同拒不交纳物业服务费用的；

（五）泄露业主资料或者将业主资料用于与物业服务无关的活动的；

（六）未经业主大会同意，参与选聘物业服务企业、签订物业服务合同的，或擅自与物业服务企业签订合同提高物业服务收费的；

（七）其他损害业主共同利益或者可能影响其公正履行职责的行为；

（八）法律、法规以及管理规约、议事规则规定的其他情形。

业主委员会收到终止业主委员会委员资格的提议（书面意见）后，应当在村（居）委会的指导下于5个工作日内进行调查处理。情况属实的，业主委员会应将调查情况和拟终止业主委员会委员的提议在物业管理区域显著位置公示15日后召开业主大会，业主大会经参与表决专有部分面积过半数的业主且参与表决人数过半数的业主同意，作出终止业主委员会委员资格的决定；业主委员会未按要求调查处理或调查情况属实而未拟定终止业主委员会委员提议的，业主委员会委员或业主可向属地园区（镇街）政府提出书面申请，由所在村（居）委会在属地园区（镇街）政府的指导和监督下，组织召开业主大会会议。

作出终止业主委员会委员资格决定后，由业主委员会将会议结果张贴在物业服务区域显著位置，公告30日。异议应当在公告期内提出，公告结束之后，不再受理异议。被终止资格的委员应当自公告之日起3日内将其保管的业主大会、业主委员会相关资料交回业主委员会，同时业主委员会需重新到属地园区（镇街）政府进行备案。

五、业主委员会换届程序

（一）在任期届满前三个月，业主委员会应当报告物业所在地的园区（镇街）政府，在园区（镇街）政府指导下成立业主委员会换届改选小组，组织召开业主大会会议，进行换届选举。园区（镇街）政府应当协助、指导和监督业主委员会换届选举工作。

（二）业主委员会集体辞职的，按业主委员会选举程序重新选举业主委员会。

（三）业主委员会任期届满或者业主委员会委员人数不足总数的二分之一等原因导致无法履行职责的，由物业所在地的村（居）委会代行业主委员会的职责，并接受园区（镇街）政府的指导和监督。小区的业主委员会应当将业主大会和业主委员会印章等资料移交给物业所在地村（居）委会代管；业主委员会不移交的，物业所在地村（居）委会可以请求公安机关协助移交。新一届业主委员会成立或者原业主委员会重新达到履行职责条件的，物业所在地村（居）委会应当将代管的业主大会和业主委员会印章等资料移交本小区的业主委员会。

六、业主委员会增补委员程序

（一）业主委员会委员职务终止，有候补委员的，由候补委员依次递补。业主委员会应当及时将业主委员会委员职务终止和候补委员递补的情况在物业管理区域显著位置公告。

（二）业主委员会委员缺员，由候补委员递补后仍不足5人，或者后期物业的业主入住后需增补业主委员会委员的，业主委员会应当组织召开业主大会会议补选业主委员会委员。

业主委员会增补委员后，应持原备案申请表及回执向属地园区（镇街）政府变更备案。

七、附则

（一）管理规约示范文本、业主大会议事规则示范文本以及相关表格样本由市住房和城乡建设局制定。

（二）本规定由市住房和城乡建设局负责解释。

（三）本规定自印发之日起实施，有效期至2026年1月12日。

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